In Italia la fattura B2B (e molti flussi verso PA e consumatori, secondo le regole vigenti) passa dal Sistema di Interscambio (SDI). I modelli ExcelImpresa aiutano a preparare importi e anagrafiche; la generazione XML e l’invio richiedono un gestionale, un intermediario abilitato o il software che già usi per l’elettronica.
Questa guida spiega cosa deve essere a posto prima del primo invio. Indice: guide. Non è un manuale tecnico SDI completo: è il ponte tra foglio Excel e adempimento reale.
Excel prepara i dati; SDI trasmette
Confondere i due livelli crea falsi problemi. In Excel puoi calcolare imponibile, IVA, totali, numerazione e testo della prestazione. Lo SDI invece riceve un file strutturato e lo recapita al destinatario (codice destinatario o PEC, secondo i casi). Se i dati anagrafici sono sbagliati nel foglio, lo saranno anche nell’XML.
Modello di partenza: fattura IVA partita IVA. Per bozze commerciali senza valenza fiscale immediata: fattura proforma o preventivo.
Campi che non possono mancare
- dati cedente (tu) e cessionario (cliente), con P.IVA/CF corretti,
- codice destinatario o PEC dove richiesto,
- numerazione progressiva senza buchi nella serie,
- date, aliquote IVA, imponibili e totali coerenti,
- descrizione della prestazione/bene e riferimenti normativi se applicabili,
- modalità di pagamento e IBAN se li indichi in fattura.
Prima di “andare in produzione”, fai un giro di prova con il tuo canale elettronico (ambiente di test se disponibile) e confronta i totali con Excel.
Workflow consigliato per micro P.IVA
- Compila la bozza in Excel (o nel gestionale) con gli stessi dati che userai in XML.
- Aggiorna il riepilogo fatture emesse.
- Genera/invia l’elettronica dal tool abilitato.
- Archivia XML + PDF di cortesia in cartella per anno/mese.
- Segna nel riepilogo lo stato (inviata / consegnata / rifiutata).
Se SDI rifiuta, correggi la causa (spesso anagrafica o codice destinatario) e non creare una seconda numerazione “fantasma” senza regole chiare.
Note di credito e acconti
Storni e acconti devono restare tracciabili. Usa modelli dedicati se ti servono bozze di calcolo: nota di credito, acconto, saldo. Poi allinea sempre l’invio elettronico ufficiale.
Collegamento con IVA e forfettario
In regime ordinario, le fatture alimentano la liquidazione IVA trimestrale. In forfettario non gestisci l’IVA allo stesso modo, ma numerazione, SDI e archivio restano centrali: vedi dichiarazione forfettario e scadenze 2026.
Errori da evitare al primo invio
- codice destinatario sbagliato o PEC non aggiornata,
- P.IVA cliente copiata male (un carattere basta),
- totale Excel diverso da totale XML per arrotondamenti non controllati,
- numerazione ripartita da zero senza criterio,
- mandare proforma “tanto è uguale” confondendola con fattura.
Cosa fare dopo le prime fatture
Quando il flusso è stabile, collega riepilogo vendite, registro spese e cash flow. L’obiettivo non è avere venti file: è chiudere il mese in mezz’ora. Se il volume cresce, valuta un gestionale unico per emissione e registri — Excel resta utile per simulazioni, offerte e controlli.
Continua con registro spese e l’indice /guide/.
Organizzazione file che scala
Cartelle per anno/mese, nomi file con numero fattura, riepilogo Excel aggiornato lo stesso giorno dell’invio. Se SDI restituisce un rifiuto, salva la notifica vicino all’XML: in tre mesi non ricorderai il motivo.
Quando hai le prime 20 fatture stabili, rivedi il processo: quanto tempo per emissione? Quanti rifiuti? Se rifiuti ripetuti, il problema è anagrafica o canale — non “Excel”. Correggi la causa radice.
Cortesia PDF e valore legale
Il PDF di cortesia aiuta il cliente umano; il file trasmesso via SDI è ciò che conta nel circuito elettronico. Non inviare solo PDF pensando che “basti”. Allinea numerazione e totali tra bozza Excel, XML e cortesia. Disallineamenti generano contestazioni inutili.
In sintesi: anagrafiche corrette, numerazione seria, archivio ordinato, allineamento Excel–XML. Il resto è disciplina settimanale.