Molti imprenditori italiani emettono da poche a qualche decina di fatture al mese. Un gestionale completo o un abbonamento SaaS costa tempo e denaro — spesso ti serve un documento chiaro con P.IVA, IVA e totale, salvato in PDF e inviato al cliente. Un modello Excel copre questo bisogno: le formule calcolano l'IVA, tu controlli il layout e non paghi canoni mensili.
Questa guida usa il nostro modello fattura IVA per partita IVA. Le regole valgono anche in Google Fogli dopo l'import del file .xlsx.
Perché Excel ha ancora senso per le fatture IVA?
La fatturazione elettronica verso SDI richiede un canale certificato, ma la preparazione dati resta spesso manuale: elenco prestazioni, sconti, note e controlli incrociati col commercialista. Excel colma il gap tra il preventivo approvato e l'XML inviato dal gestionale. È particolarmente utile per artigiani, consulenti e microimprese che vogliono standardizzare il layout senza personalizzazioni costose del software.
Collega il flusso al registro vendite IVA e al articolo dedicato al registro per non perdere traccia delle numerazioni e degli imponibili mensili.
Passo 1: scarica il modello e compila il cedente
Scarica il .xlsx dalla pagina del modello senza registrazione. Apri in Excel o carica su Google Fogli. Nella sezione Cedente / prestatore inserisci una volta sola:
- ragione sociale o nome e cognome del titolare,
- Partita IVA e Codice Fiscale,
- indirizzo della sede operativa,
- IBAN per i pagamenti,
- eventualmente logo, telefono, email e codice destinatario SDI.
Mantieni i dati fissi nel foglio master e duplica il tab per ogni nuova fattura — riduci errori di battitura sulla tua P.IVA.
Passo 2: numero documento e date
Assegna un numero progressivo annuale (es. 1/2026 o FATT-2026-001). Evita buchi inspiegabili nella numerazione. Registra data documento, data consegna bene o prestazione servizio e termini di pagamento (30 giorni fine mese è frequente nel B2B italiano).
Passo 3: dati cliente e verifica P.IVA
Per clienti B2B inserisci denominazione, indirizzo e P.IVA. Verifica la partita IVA sul portale VIES per clienti UE o sull'Agenzia delle Entrate per controparti italiane. P.IVA errata significa rilavoro, note di credito e ritardi nell'incasso.
Passo 4: righe, imponibile e IVA
Per ogni riga indica descrizione, unità di misura, quantità, prezzo unitario imponibile e aliquota IVA. Il modello calcola totale riga e riepilogo aliquote. Se hai inviato prima un preventivo o una proforma, copia le righe identiche per coerenza.
Passo 5: pagamento, causale e export PDF
Indica modalità di pagamento (bonifico, RID, contanti dove ammesso). Esporta in PDF e invia al cliente. Archivia una copia in cartella ordinata per anno fiscale. Non dimenticare l'invio tramite il tuo software SDI se sei obbligato alla fatturazione elettronica.
SDI — nota importante
Il foglio Excel non invia da solo allo SDI. Devi usare un gestionale o un intermediario accreditato. ExcelImpresa ti aiuta a preparare dati e PDF; gli obblighi tecnici restano quelli previsti dalla normativa italiana. Approfondisci in fatturazione elettronica e SDI.
Errori frequenti da evitare
- P.IVA cliente errata — verifica sempre prima dell'invio.
- Aliquota sbagliata su servizi agevolati — chiedi al commercialista.
- Numerazione discontinua — tieni un registro centralizzato.
- Mancanza scadenza pagamento — specifica giorni e IBAN.
- Nessun backup PDF — conserva per controlli e reclami.
Prossimi passi
Integra la fattura con registro spese, piano cassa e checklist avvio partita IVA. Sfoglia tutti i modelli in catalogo ExcelImpresa o la categoria fatture.
Dettaglio campi obbligatori in fattura
Oltre a P.IVA e importi, ricorda codice fiscale se diverso, denominazione completa, domicilio fiscale e — per B2B — codice destinatario o PEC. Per prestazioni agevolate indica la norma di riferimento nelle note. Il registro cronologico aiuta in caso di verifica: data emissione, numero, cliente, imponibile per aliquota.
Se emetti in valuta estera per clienti UE, converti con cambio Banca d'Italia del giorno operazione salvo diversa pattuizione. Per split payment o reverse charge usa le diciture previste e coordina il commercialista prima dell'invio SDI.
Integrazione con altri modelli ExcelImpresa
Dopo ogni emissione aggiorna vendite e cassa. Collega fatture a ordini e DDT quando spedisci merce. Per servizi ricorrenti crea un foglio clienti con tariffario e duplica righe standard. La coerenza tra preventivo, ordine e fattura riduce contestazioni e tempi di incasso.
Strumenti complementari nel catalogo ExcelImpresa
Il catalogo italiano raggruppa modelli per fatture, finanza, gestione, risorse umane, marketing, logistica, adempimenti fiscali, e-commerce, immobili e edilizia. Usare più fogli della stessa famiglia ti dà intestazioni coerenti e formule allineate: ad esempio collega vendite, acquisti e liquidazione IVA prima di ogni scadenza trimestrale. Visita la pagina modelli per scaricare tutto senza account.
Per imprenditori che iniziano, la sequenza consigliata è: modello fattura, registro spese, registro vendite, piano cassa e calendario scadenze fiscali. Ogni file è editabile: aggiungi colonne per commessa, centro di costo o cliente senza rompere le somme se rispetti la struttura base.
Adattamento al contesto italiano
Partita IVA, codice fiscale, aliquote IVA 22/10/5/4, contributi INPS e invio fatture allo SDI sono riferimenti ricorrenti nei nostri articoli. Non copiamo procedure polacche (NIP, ZUS, KSeF): ogni guida è scritta per PMI e artigiani in Italia. Per vendite online citiamo Amazon ed eBay; per export intra-UE spieghiamo VIES e reverse charge.
Se sei in regime forfettario ricorda che ricavi e soglie contano più delle spese dettagliate; in ordinario ogni costo documentato può incidere sul reddito. Chiedi sempre al commercialista prima di deduzioni particolari su auto, telefono o casa.
Workflow digitale consigliato
Cartella cloud per anno fiscale, sottocartelle FattureEmesse, FattureRicevute, Banca, INPS. Nome file con data e controparte. Una volta a settimana: scarica XML SDI, aggiorna registri Excel, riconcilia banca. Una volta al mese: controlla totali IVA e cassa, invia riepilogo al professionista. Una volta all'anno: checklist chiusura e backup archivio.
Collaborazione con commercialista e consulenti
Il professionista risparmia tempo se riceve file con colonne standard: data, numero doc, controparte, P.IVA, imponibile, IVA, totale, categoria. Evita PDF non strutturati quando puoi esportare CSV. Per buste paga e contratti di lavoro affidati al consulente del lavoro; i nostri modelli HR sono di supporto organizzativo.
Formazione continua
Leggi le altre guide su guide ExcelImpresa: fatturazione elettronica, registro vendite, forfettario vs ordinario, Amazon/eBay e avvio partita IVA. Ogni articolo linka ai modelli scaricabili e alle categorie tematiche per approfondire senza cercare a caso sul web.
Limiti e responsabilità
ExcelImpresa non fornisce consulenza fiscale o legale. Verifica aliquote, scadenze e obblighi SDI con professionisti abilitati. Le norme cambiano: controlla la data di aggiornamento sul sito. I modelli sono gratuiti per uso aziendale; non rivenderli come prodotti proprietari senza licenza.
Scarica i modelli correlati
Domande frequenti
La fattura creata in Excel è valida in Italia?
Il documento è valido come bozza e archivio; l'invio ufficiale verso SDI avviene tramite software di fatturazione elettronica autorizzato.
Quali aliquote IVA inserire?
Le più comuni sono 22%, 10%, 5% e 4%. Scegli quella corretta per ogni prestazione secondo normativa e natura del servizio.
Posso aggiungere il logo aziendale?
Sì, in Excel usa Inserisci → Immagini. Il logo non sostituisce i campi obbligatori della fattura.